В последните години се наблюдава значителен ръст в броя на провежданите мероприятия. Без значение дали става дума за фестивали, семинари, конференции или симпозиуми, всеки организатор се стреми да бъде най-добър в областта си. В същото време, очакванията на делегати и спонсори постоянно се завишават и индустрията е подложена на сериозен натиск да отговори на все по-високите изисквания. Отделят се все по-големи бюджети, привличат се все повече хора като посетители.
Използването на съвременни технологии за идентификация и проследяване, води до повишаване на ефективността и доходността на мероприятието, както и на удовлетвореността на посетителите чрез:
- Идентификация с баркодове, RFID или NFC – технологии, които лесно могат да се вградят в идентификационните баджове, карти или ленти за китки. Вместо да се хаби време за записване на ръка на данните на всеки посетител и след това те да се вкарват в база данни (което отнема около 3 минути на запис), процесът може да изглежда така: първо се сканира баджа на клиента, а после се сканира продукта, към който е проявил интерес. Тази информация директно се записва в база данни, а цялата процедура не отнема повече от 5 секунди. Така търговците имат повече време за взаимодействие и изграждане на отношения с клиента.
- Печат на място от самия организатор– осигурява възможността да се обновява формата и съдържанието на информацията за билети и баджове централно и при печата да се използват най-актуалните данни. По този начин значително се улеснява работата на организаторите и се предоставя по-добра услуга на посетителите. Освен това, когато се печата предварително, обикновено разходите са по-високи, тъй като има минимални количества за поръчка. Печатът на място дава на организаторите по-голяма гъвкавост при предоставянето на различен тип билети. В допълнение, спонсорските послания върху билетите могат да се отпечатат в последния момент и по този начин се оползотворява максимално времето за набиране на спонсори.