Независимо от активното развитие на теорията за управление на складовете и логистиката, независимо от факта, че нараства разбирането за необходимостта от оптимизация на стоковите потоци, все още не всички компании имат ясна представа, какви са възможностите на съвременните технологии за автоматизация при управлението на складовото стопанство.
Някои често възникващи въпроси в тази връзка са:
- Доколко е оправдано внедряването на специализирана система за управление на склада (WMS) и не е ли по-добре за тази цел да се използва специализиран модул на ERP системата?
- Какви са принципните различия между ERP и WMS?
- Какви ползи може да извлече компанията от въвеждането на WMS система?
- Какви са особеностите на внедряването на решения за управление на склада?
Преди да си отговорим на тези въпроси е добре да уточним понятията.
Под ERP система (Enterprise Resource Planning System) се разбира корпоративна информационна система, автоматизираща отчетността и управлението на основните бизнес процеси в компанията. Обикновено това са модулнии решения и наред с останалите модули, управляващи различни бизнес процеси в компанията съществува и модул за управление на склада.
WMS (Warehouse Management System) е специализирана система, предназначена за управление на складов комплекс. Това са решения, осигуряващи автоматизация и оптимизация на всички процеси в работата на площите за съхранение на наличности и центровете за дистрибуция. Според Gartner базови функционални възможности на решенията от този клас са:
- приемане на стоки,
- сортиране,
- мониторинг на наличностите,
- управление на запасите,
- управление на реда за разпределяне на стоки,
- управление на процеса на опаковане,
- управление на транспорта,
- управление на трудовите ресурси,
- автоматизация на подемно-транспортното оборудване и др.
При внедряването на WMS в повечето случаи е необходима интеграция с корпоративната информационна система.
Какви задачи решават WMS и ERP?
Основата за всички различия между WMS и ERP системите е тяхното предназначение – т.е. задачите, които всяка от тези системи решава.
ERP системата поддържа планирането на дейността на предприятието, оперативната и управленска отчетност, вземането на решения на различни нива. В нея складът се разглежда като виртуална бизнес единица, стоките – като виртуални обекти в количествените и ценови отчети, които се подготвят в съответствие със законодателните норми и изискванията на мениджмънта. Работата с виртуални стоки и запаси не винаги е съпроводена с тяхното физическо преобразуване или преместване. Ако бъде открита грешка във вече оформени документи за експедиция на стоки (например, служителите са забравили да посочат договорена отстъпка), документите се преработват – променят се суми, цени и т.н. При това върху самите стоки не се оказва никакво въздействие.
Съвсем различна е логиката на WMS системите – те дават възможност да се управляват именно вътрешните складови операции. В WMS складът е материален обект, управлението на който се осъществява “тук и сега”. Зад всеки документ в системата за управление на склада стои реално движение на стока от една точка към друга. Всяко действие в WMS се изпълнява като се следят зависимости, произтичащи от предишни действия.
В повечето случаи WMS се използва за активно управление на склада, постигане на по-бързо събиране на заявени стоки, получаване на точна информация за местоположението на дадена стока, ефективно управление на стоки с ограничен срок на годност, повишаване ефективността на бизнес процесите в склада, оптимизация на използването на складовите площи.
Принцип на действие
Важна характеристика на WMS системата е способността и да поддържа адресация. Минималните възможности предполагат складът да се раздели на няколко зони, с което се улеснява търсенето на една или друга стока. Решенията от по-висок клас присвояват код на всяко място за контейнер – т.е. на всяка кклетка в склада. Клетките се обединяват в зони и се получава карта за адресно съхраняване. После всички действия в склада се извършват с указване на определена клетка.
За да се следи разпределението на стоките в клетките обикновено се ползват терминали за събиране на данни, чрез които информацията се предава към централната система по безжична мрежа. Използването на баркод елиминира необходимостта клетките и стоките да се маркират ръчно. Всъщност баркод се използва навсякъде – върху стоките, върху контейнерите, върху етикетите на клетките. От терминалните устройства баркода се прочита с натискането на един бутон, така че всеки сътрудник в склада може бързо и точно да регистрира своите действия – каква стока е взел, откъде, къде я е сложил.
Използването на терминали, безжични мрежи и принтери за баркод оскъпява проекта, но значително увеличава скоростта на бизнес процесите.
WMS системите могат да отчитат и различни изисквания към условията за съхранение при разпределянето на стоките по клетки – например влажност, температура, срокове на годност, правила за съвместимост, производители, срокове за реализация и най-различни други параметри. WMS автоматично подбира местата за съхранение на приетите стоки и формира задания за работниците в склада.
Заданията могат да се извеждат на екраните на терминалите във вид на елементарни поетапни команди индивидуално за всеки работник.
Също така, WMS решенията могат да разработват оптимални маршрути за преместване на техниката по територията на складовия комплекс, така че да се редуцира непроизводителния пробег на подемно-транспортните средства.
Кога е необходима WMS?
Управлението на склада е самостоятелна (и доста добре обособена) предметна област, която се характеризира със специфични процеси, предявяващи особени изисквания към информационната система. Тези изисквания засягат функционалността, производителността, мащабируемостта и сигурността. За различни параметри “летвата” на изискванията за WMS може да е вдигната на различна височина от тази за ERP. Ето няколко причини, които обосновават решението да използвате специализирана WMS система за управлението на склада:
- WMS и ERP имат различна технологична насоченост.
- WMS е система, управляваща сътрудници, извършващи голямо количество “малки” транзакции с минимално време за реакция (под 1 секунда). ERP е офисна система, управлявана от сътрудници, които извършват по-малко на брой “по-големи” транзакции, с по-дълго време за провеждането им.
- В ERP системата операциите със задна дата и коригирането на документи имат смисъл. В WMS нямат смисъл никакви действия, които не са в реално време.
- Съхраняването на данни за продължителен период от време (над 1 година) в ERP системата има смисъл, докато в WMS обикновено – не. Архивирането на данните в WMS системата на един интензивно работещ склад трябва да се прави на всеки 10-15 минути, защото да възстановите информацията по документи е невъзможно – ще трябва да проведете инвентаризация на клетките, с които сте работили в съответния период от време. Данните от интензивно използваната ERP система могат да се архивират 1-2 пъти на ден.
Накратко режимът на работа на ERP и WMS е различен – различни периоди на резервно копиране, различни периоди на архивиране на стари данни, различни подходи към поддръжката, защитата на данните, разпределението на правата и т.н. При това, в някои случаи автоматизацията на крупен склад с интензивна обработка на разнообразни стоки е по-сложна задача, отколкото автоматизацията на производствен цех.
Особености на внедряването
Разликите между WMS и другите популярни системи за управление на бизнеса се проявяват още на етапа на подготовка и събиране на изходните данни – т.е. на информация за топологията на склада, правилата за работа със стоките, характеристиките на стоките и т.н. Всяко предприятие среща трудности на този етап, докато при внедряването на системи, свързани с отчетността, обикновено събирането на изходните данни не е проблем. Продукти, цени, отстъпки – всичко това е налично по ценовите листи. Разходни норми и данъчни отчисления могат да се намерят в различни официални източници. Мениджърите на бизнес звена и на отдел “Човешки ресурси” могат да предоставят списъци на доставчици, партньори, клиенти, сътрудници.
Съвсем различна е ситуацията при подготовката на данните за WMS системата. Топологията на склада и правилата за разпределяне на стоките в неговите зони трябва да бъдат добре обмислени и дефинирани на достатъчно ранен етап. За съжаление, често до самия момент, в който се взема решение за автоматизация на склада такава информация липсва – персоналът разпределя стоките из склада без да следва каквито и да е правила, най-често съобразявайки се предимно със собственото си удобство. В такъв случай, формирането на необходимите изходни данни трябва да стане в рамките на отделен проект за оптимизация на работата на склада.
Втора много значима част от изходните данни, необходими за работата на WMS системата са характеристиките на стоките и технологичните процеси – например тегла и габарити на стоките, данни за мерни единици, специфични параметри на съхраняването и обработката на стоките като вместимост в мястото за съхранение, оптимален остатък и т.н. Повечето такива параметри никога не се ползват от системите за отчетност и не се съхраняват в тях. Понякога тази информация не може да се получи дори от производителя на стоките, постъпващи в склада. Ако данни за споменатите специфични параметри липсват, WMS системата може да бъде внедрена и работата с нея да започне, но началният етап на експлоатация ще бъде по-малко ефективен. Например ако нямате данни за тегла и габарити, известно време стоките ще се разполагат според преценката на персонала, докато такива данни бъдат събрани.
Накратко, изходните данни за внедряването на WMS системата са специфични и обикновено не съществуват във формализиран вид. Събирането им изисква доста време и усилия, които трябва да предвидите.
Още един аспект на внедряването на WMS, който не е характерен за други типове бизнес софтуер е, че при подготовката за въвеждане на системата в експлоатация, тя се пуска в действие не за целия склад, а за отделни негови части – по стоки или по зони. Това мероприятие се нарича “частична инвентаризация”. То се изпълнява съвместно от потребителите и доставчиците на WMS системата и дава възможност да бъдат идентифицирани и поправени възникващите несъответствия както в организацията на работата в склада, така и в настройката на системата.
При внедряването на WMS следва да се отчита и факта, че със системата ще работят предимно оператори, които нямат висока квалификация. Добре е да предвидите повече време за обучение на потребителите, преди пускането на системата в действие.
Интеграцията с други приложения
ERP и WMS системите са софтуерни продукти с различно предназначение, но въпреки това, в комбинация, те чудесно се допълват и допринасят за по-ефективната работа на компанията. За ERP, WMS е източник на актуални данни за “кухнята” на склада. От своя страна ERP системата и особено модулите за управление на производство, продажби и доставки, осигурява за складовата система своевременна информация за планирани доставки и експедиране на стоки.
В заключение
Внедряването на WMS система има своята цена, но експертите считат че тя си струва. Според някои проучвания WMS повишава оборотът на склада със 7-15% и увеличава коефициентът на използване на неговия обем с 10-12%. Не случайно през последните години и у нас все повече компании въвеждат такива решения.